neton コーポレートサイトへ

採用WEBマLabo

【採用担当者向け】採用メールテンプレート集 | 面接調整や採用通知などの文例

採用活動をする際、普段と違う業務フローになるため、なかなかメール作成ができず、後回しになってしまい、対応が遅れて困っている方もいるのではないでしょうか。

そうはいっても、応募があってからすぐに対応しなければ、求職者のモチベーションが下がり、いい人であっても音信不通になることが多いため、できる限り早く対応するのが望ましいです。

そんな時に、すぐに返信するためのツールとして、採用通知などのメールテンプレートがあります。

最近では採用媒体にもついていますが、Indeedなどで直接求人活動を行っている企業の場合は一からメールテンプレートの作成が必要です。

そこで、このページでは、「応募から面接」、「面接から採用まで」の流れで必要な8種類のメールテンプレートを用意しました。

テンプレートを使えば、

  • すぐに返信できる
  • 採用担当者の負担軽減
  • 不採用時の返信にストレスがかからなくなる
    など

ぜひご活用ください。

8種類の採用メールテンプレート

メールテンプレートは、以下の8種類のタイミングで利用できるものを用意しています。

  • 応募受付後に連絡する時
  • 応募受付後に履歴書送付依頼をする時
  • 書類選考で不合格を伝える時
  • 書類選考合格後の面接設定をする時
  • 面接日時の連絡する時
  • 面接後の不合格を伝える時
  • 採用通知をする時
  • 辞退者への対応をする時

■メールテンプレートの見方

メールテンプレートは下記のようなBOXに入れて紹介しています。

メールタイトル

本文

メールタイトルと本文の2つの構成になっているので必要な箇所をコピーして利用してください。

なお今回のメールテンプレートは、Indeedなどの求人検索エンジンと連携している採用マーケティングツールである、採用係長に掲載されているメールテンプレートです。

採用係長では、応募者の管理も同時にでき、メール送信後のステータス(対応済み、面接済みなど)もつけることができます。

またテンプレートを使用すればクリックするだけで簡単に送信できるので、最大限に活用したい方は利用をご検討ください。

⇒ 採用係長のホームページへ
無料トライアルでお試しいただけます。
求人の作成は最短2分もあれば可能です。

①応募受付(後ほど連絡)のメールテンプレート

ご応募ありがとうございます。

▲▲▲▲様

こんにちは。株式会社●●●● 採用担当です。

この度は、弊社の求人にご応募いただきまして誠にありがとうございます。

今後の選考に関しましては追ってご連絡させていただきますので、
誠に恐れ入りますが、今しばらくお待ちいただけますようお願いいたします。

尚、採用選考について何かご不明な点等ございましたら、
ご遠慮なくお問い合わせください。

引き続き、よろしくお願い致します。

株式会社●●●● 採用担当
00-0000-0000

②応募受付(履歴書送付依頼)のメールテンプレート

ご応募ありがとうございます。

▲▲▲▲様

こんにちは。株式会社●●●● 採用担当です。

この度は、弊社の求人にご応募いただきまして誠にありがとうございます。

今後の選考に関しまして、履歴書および職務経歴書の提出をお願いしておりますので、
お手数ですが、当社までお送りくださいますようお願いいたします。

■書類郵送先
〒●●●-●●●●
東京都港区●●●●●●● ●●●ビル3F
株式会社●●●● 採用担当宛

書類を拝見後、再度、▲▲▲▲様に連絡いたします。
お手数ですが、よろしくお願い申し上げます。

株式会社●●●● 採用担当
00-0000-0000

③書類選考不合格のメールテンプレート

書類選考結果に関しまして

▲▲▲▲様

こんにちは。株式会社●●●● 採用担当です。

この度は、弊社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございました。

頂戴しました履歴書をもとに選考を進めさせていただきましたが、
残念ながらご希望に沿えない結果となりました。

限られた採用枠に対して多数のご応募をいただいており、慎重に選考を進め、
判断させていただいた結果でございます。
誠に恐縮ではございますが、何卒ご理解の程お願い申し上げます。

末筆ではございますが、今後のご健勝をお祈り申し上げます。

株式会社●●●● 採用担当
00-0000-0000

④書類選考合格&面接案内のメールテンプレート

書類選考結果に関しまして

▲▲▲▲様

こんにちは。株式会社●●●● 採用担当です。

この度は、履歴書および職務経歴書をご提出していただき、
誠にありがとうございました。

書類選考の結果▲▲▲▲様には、
ぜひ次の面接に進んでいただきたいと考えております。
面接に進んでいただける場合は、メールにてご返信いただければ、
面接日時を追ってご連絡いたします。

それでは、引き続き何卒よろしくお願い致します。

株式会社●●●● 採用担当
00-0000-0000

⑤面接日時連絡のメールテンプレート

面接日時に関しまして

▲▲▲▲様

こんにちは。株式会社●●●● 採用担当です。

この度は、面接に進んでいただける旨をお伝えいただき、
誠にありがとうございます。
次回面接ですが、下記日程で予定しておりますが、いかがでしょうか?

日時:●月●日(日) ●:●●~●:●●
場所:
電話:1234-56-7890(担当:●●)
持ち物:筆記用具

なお、ご都合がつかない場合は、ご来社可能な日程および時間帯をご連絡いただけますと幸いです。

それでは引き続き、よろしくお願い申し上げます。

株式会社●●●● 採用担当
00-0000-0000

⑥面接後不合格のメールテンプレート

選考結果に関しまして

▲▲▲▲様

こんにちは。株式会社●●●● 採用担当です。

先日は面接にお越しいただきまして、誠にありがとうございました。

慎重に選考いたしましたところ、
残念ながら、今回はご希望に添いかねる結果となりました。

限られた採用枠に対して多数のご応募をいただいており、慎重に選考を進め、
判断させていただいた結果でございます。
誠に恐縮ではございますが、何卒ご理解の程お願い申し上げます。

末筆ながら、▲▲▲▲様の今後のご活躍とご発展を心よりお祈り申し上げます。

株式会社●●●● 採用担当
00-0000-0000

⑦採用通知のメールテンプレート

選考結果に関しまして

▲▲▲▲様

こんにちは。株式会社●●●● 採用担当です。

先日は、当社の面接にお越しいただきまして、
誠にありがとうございました。

選考の結果、▲▲▲▲様を採用させていただくことが内定しましたのでご連絡いたします。

—————————————————–
今後の手続き・スケジュールにつきまして
—————————————————–

 ※ここに内定後のプロセスについて記入してください

—————————————————–

尚、採用について何かご不明な点等ございましたら、
ご遠慮なくお問い合わせください。

新たな仲間を迎えられることを、社員一同大変嬉しく思っております。

それでは、まずはメールにて恐縮ですが、ご連絡申し上げます。
どうぞよろしくお願いいたします。

株式会社●●●● 採用担当
00-0000-0000

⑧辞退者対応のメールテンプレート

選考辞退の受諾に関しまして

▲▲▲▲様

こんにちは。株式会社●●●● 採用担当です。

この度は、弊社の求人にご応募いただき誠にありがとうございました。

弊社としても誠に残念ではございますが、採用選考辞退のお申出を受付けました。
なお、これまでお預かりしました履歴書等は当社にて破棄いたしますことをご了承ください。

末筆ながら、▲▲▲▲様の今後のご活躍とご発展を心よりお祈り申し上げます。

株式会社●●●● 採用担当
00-0000-0000

メールテンプレートの利用のコツ

メールテンプレートは、そのまま利用していただいても大丈夫ですが、少しアレンジしていただくことを推奨します。

採用者側からすれば、意図が伝わればいいように感じますが、求職者側からすると事務的な対応のメールばかりをみている可能性もあります。
そんな中、ちょっとした気配りのあるメールを送れば、求職者のモチベーションを応募時よりも上げることができ、他社と違いを印象づけることができます。
結果的に、面接率や採用率に影響が出る部分となるわけです。

よって下記ポイントを踏まえてアレンジしてみてください。

  • 今後の流れが明確か
  • 応募した職種が確認できるようになっているか
  • どんな面接があるか
  • 準備しておいた方が良いことなどがあるか
    など

これらのポイントを踏まえてアレンジしておくと、非常に親切なメールとなり事務的な印象から人間味を感じるようなメールになります。

ぜひ参考にしていただければ幸いです。